Pemeriksaan pra-penghantaran membantu pengimport mengenal pasti produk yang rosak, kekurangan kuantiti, masalah pembungkusan dan ralat pelabelan sebelum barang meninggalkan kilang.
Panduan ini menerangkan bila hendak mengatur pemeriksaan, perkara yang diperiksa oleh pemeriksa, cara pensampelan AQL berfungsi, cara membaca laporan pemeriksaan dan apa yang perlu dilakukan apabila penghantaran gagal.
Apa yang Diperiksa oleh Pemeriksa
Had AQL & Kecacatan
Kos & Proses Pemeriksaan
Pra pemeriksaan penghantaran merupakan pemeriksaan bebas terhadap barangan siap sebelum ia dilepaskan untuk eksport. Ia juga lazimnya dipanggil pemeriksaan rawak akhir kerana sampel dipilih secara rawak daripada karton dan kelompok pengeluaran yang berbeza.
Tujuannya adalah untuk mengesahkan:
Kualiti dan mutu kerja produk
Kuantiti pesanan dan pelbagai jenis
Dimensi dan spesifikasi produk
Fungsi
Pembungkusan dan pelabelan
Pematuhan dengan keperluan pembeli
Pemeriksa membandingkan sampel yang dipilih dengan pesanan pembelian, sampel yang diluluskan, lukisan teknikal, fail pembungkusan dan kriteria pemeriksaan yang disediakan oleh pembeli.
Tidak seperti proses kawalan kualiti dalaman pembekal, perkhidmatan pemeriksaan pra-penghantaran pihak ketiga menyediakan penilaian bebas. Pemeriksa mewakili kepentingan pembeli dan bukannya pasukan pengeluaran pengilang.
Pemeriksaan standard tidak menjamin bahawa setiap unit bebas daripada kecacatan. Ia memberikan penilaian statistik keseluruhan penghantaran berdasarkan kaedah persampelan yang dipersetujui.
Pembekal yang boleh dipercayai pun boleh mengalami masalah kualiti yang disebabkan oleh tekanan pengeluaran, perubahan bahan, subkontrak, pertukaran kakitangan atau spesifikasi yang tidak jelas. Foto pembekal dan laporan kilang dalaman mungkin tidak memberikan bukti yang mencukupi bahawa pesanan penuh memenuhi piawaian kualiti yang diperlukan.
Pemeriksaan penghantaran bebas memberi pembeli asas yang lebih jelas untuk memutuskan sama ada barang tersebut harus diterima, dibetulkan atau ditolak.
Pemeriksa memeriksa sama ada produk siap sepadan dengan sampel yang diluluskan dan spesifikasi produk yang dipersetujui.
Ini boleh mendedahkan masalah seperti:
Bahan yang salah
Pengerjaan yang buruk
Kegagalan fungsian
Komponen hilang
Warna atau dimensi yang salah
Permukaan yang rosak
Penjenamaan yang salah
Mengenal pasti isu-isu ini di China biasanya lebih mudah dan kurang mahal daripada mengatur pembaikan, penggantian atau pemulangan selepas penghantaran.
Pengesahan kuantiti mengesahkan bahawa bilangan karton dan unit sepadan dengan pesanan pembelian dan senarai pembungkusan.
Pemeriksa juga boleh menyemak sama ada pembekal telah membungkus dengan betul:
model
Saiz
Warna
Aksesori
Alat ganti
Manual
Variasi produk
Ini mengurangkan risiko kekurangan atau produk yang salah ditemui selepas pelepasan kastam.
Barangan yang rosak atau tidak mematuhi piawaian boleh menyebabkan penarikan balik produk, penghantaran penggantian, penalti pasaran, masalah kastam, kehilangan jualan dan aduan pelanggan.
Pemeriksaan pra-penghantaran membantu mengenal pasti risiko-risiko ini sebelum barang memasuki rantaian bekalan antarabangsa. Ia juga memberi masa kepada pembekal untuk menyelesaikan kerja-kerja semula tanpa menyebabkan kelewatan yang tidak perlu di destinasi.
Pengimport bertanggungjawab terhadap produk yang mereka jual, walaupun kecacatan berpunca daripada kilang.
Jaminan kualiti yang konsisten membantu mengurangkan pulangan, ulasan negatif, aduan pengedar dan kerosakan kepada reputasi jenama pengimport.
Pemeriksaan hendaklah diselesaikan sebelum pembayaran akhir dikeluarkan.
Apabila kecacatan utama atau masalah kuantiti ditemui, pembeli boleh menahan pembayaran dan meminta tindakan pembetulan. Ini memberikan lebih banyak pengaruh daripada cuba menyelesaikan masalah selepas pembekal telah dibayar sepenuhnya dan barang telah dihantar.
Penjadualan yang tepat pada masanya adalah penting untuk proses pemeriksaan pra-penghantaran.
Pemeriksaan biasanya perlu dijalankan apabila:
Pengeluaran telah siap 100%
Sekurang-kurangnya 80% produk telah dibungkus
Pembungkusan dan label eksport tersedia
Barang belum dimuatkan
Bayaran akhir belum dikeluarkan
Walaupun sesetengah syarikat pemeriksaan menerima tempahan apabila pengeluaran telah siap 80%, memeriksa pesanan yang telah siap sepenuhnya biasanya memberikan hasil yang lebih andal.
Pemeriksaan hendaklah dijadualkan sekurang-kurangnya dua hari bekerja sebelum pemuatan kontenaTiga hingga lima hari bekerja adalah lebih selamat untuk produk tersuai, pesanan besar, barangan yang kompleks dari segi teknikal atau pembekal yang mempunyai isu kualiti terdahulu.
Sebelum membuat tempahan, sila sahkan maklumat berikut dengan pembekal:
Kuantiti pengeluaran siap
Kuantiti yang dibungkus
Jumlah bilangan karton
Alamat kilang atau gudang
Orang hubungan di tapak
Tarikh pemuatan yang dirancang
Peralatan ujian yang diperlukan
Tempahan beberapa hari lebih awal memberi masa kepada syarikat pemeriksaan untuk menugaskan pemeriksa yang mempunyai pengalaman produk yang sesuai. Ia juga memberi masa yang cukup untuk kerja semula atau pemeriksaan semula sekiranya penghantaran gagal.
Skop pemeriksaan harus disesuaikan dengan produk, nilai pesanan, pasaran sasaran dan keperluan kawal selia. Pemeriksaan pra-penghantaran standard China biasanya merangkumi kuantiti, spesifikasi, mutu kerja, fungsi, pembungkusan, pelabelan dan dokumentasi.
Pemeriksa memeriksa sama ada barang yang tersedia sepadan dengan kuantiti pesanan.
Ini mungkin melibatkan:
Mengira karton siap
Memeriksa unit setiap karton
Mengesahkan pilihan produk
Mengesahkan nombor model
Memeriksa aksesori dan alat ganti
Membandingkan barang dengan senarai pembungkusan
Jika kuantiti yang diperlukan tidak tersedia, pemeriksa hendaklah merekodkan status pengeluaran dan pembungkusan sebenar dalam laporan pemeriksaan.
Pemeriksa membandingkan barang siap dengan pesanan pembelian, sampel yang diluluskan dan spesifikasi produk.
Pemeriksaan biasa termasuk:
Ukuran
berat unit
Bahan
Komponen
warna
permukaan selesai
Peletakan logo
Printing
Konfigurasi produk
Aksesori yang termasuk
Pembeli harus memberikan toleransi yang boleh diukur di mana sahaja yang mungkin. Arahan seperti "kualiti baik" atau "sama seperti sebelumnya" terlalu umum untuk dijadikan kriteria pemeriksaan yang boleh dipercayai.
Pemeriksaan visual memeriksa penampilan, pemasangan dan kualiti pembuatan keseluruhan produk.
Kecacatan yang biasa dilihat termasuk:
calar
Penyok
Retak
Noda
Komponen longgar
Bucu tajam
Jahitan tidak sekata
Percetakan yang teruk
Kecacatan cat
Tanda gam
Perbezaan warna
Perhimpunan yang salah
Penerimaan kecacatan bergantung pada produk dan pasaran destinasi. Tanda kosmetik kecil mungkin boleh diterima pada jentera perindustrian tetapi tidak boleh diterima pada produk runcit premium.
Ujian di tapak mengesahkan sama ada produk yang dipilih berfungsi seperti yang dijangkakan.
Bergantung pada produk, ujian mungkin termasuk:
Ujian kuasa hidup
Ujian pengecasan
Pemeriksaan butang dan suis
Ujian pemasangan
Ujian zip
Ujian kebocoran
Ujian beban dan kestabilan
Pengimbasan kod bar
Pemeriksaan pengukuran
Ujian kejatuhan karton
Ujian lekatan
Pembeli hendaklah menyediakan kaedah ujian, keputusan yang boleh diterima dan peralatan yang diperlukan sebelum pemeriksaan.
Perkhidmatan pemeriksaan standard tidak dapat menggantikan ujian makmal yang diiktiraf. Analisis kimia, ujian keselamatan elektrik, keserasian elektromagnet dan ujian terkawal lain mungkin memerlukan kemudahan pakar.
Pemeriksaan pembungkusan menentukan sama ada barang dilindungi secukupnya untuk penyimpanan, pengendalian dan pengangkutan.
Pemeriksa boleh menyemak:
Kotak runcit
Karton dalaman
Karton induk
Beg plastik
Perlindungan kelembapan
Pengedap kadbod
Keadaan palet
Tanda penghantaran
Barcode
Label amaran
Label negara asal
Tanda pematuhan
Manual pengguna
Pembungkusan hendaklah sesuai untuk yang dipilih cara penghantaran. kargo LCL, produk mudah pecah dan barangan berat mungkin memerlukan perlindungan yang lebih kuat daripada pembungkusan domestik standard.
Semakan dokumentasi mengesahkan bahawa barangan fizikal sepadan dengan fail yang diluluskan oleh pembeli.
Dokumen berkaitan mungkin termasuk:
Pesanan pembelian
Senarai pembungkusan
Sampel yang diluluskan
Lukisan teknikal
spesifikasi produk
Arahan pembungkusan
Fail karya seni
Labelkan fail
Prosedur ujian
Keperluan pematuhan
Dokumentasi yang jelas mengurangkan pertikaian dan membantu pemeriksa membezakan kecacatan sebenar daripada variasi pengeluaran yang boleh diterima.
Kebanyakan syarikat pemeriksaan tidak memeriksa setiap unit. Mereka menggunakan persampelan rawak untuk memilih bilangan produk yang mewakili daripada penghantaran.
Piawaian ANSI/ASQ Z1.4 dan ISO 2859-1 yang biasa digunakan menentukan saiz sampel mengikut kuantiti pesanan dan tahap pemeriksaan.
Pembeli kemudiannya menetapkan had kualiti yang boleh diterima, atau AQL. Had ini menentukan berapa banyak kecacatan yang boleh diterima dalam sampel sebelum penghantaran gagal.
Kecacatan dibahagikan kepada tiga kategori utama.
Kecacatan kritikal mewujudkan risiko keselamatan, melanggar piawaian kawal selia atau menjadikan produk berbahaya atau menyalahi undang-undang untuk dijual.
Contohnya termasuk pendawaian yang terdedah, peranti keselamatan yang hilang, pencemaran, tepi tajam yang berbahaya dan amaran keselamatan mandatori yang salah.
Had yang boleh diterima untuk kecacatan kritikal biasanya sifar.
Kecacatan utama menjejaskan fungsi produk, kebolehgunaan, ketahanan, penampilan atau kebolehpasaran.
Contohnya termasuk:
Produk yang tidak berfungsi
Komponen yang rosak
Dimensi yang salah
Aksesori hilang
Perbezaan warna yang serius
Penjenamaan yang salah
Pembungkusan yang tidak dapat melindungi produk
AQL 2.5 biasanya digunakan untuk kecacatan utama.
Kecacatan kecil tidak menghalang penggunaan produk biasa tetapi mengurangkan penampilan atau kualiti keseluruhan.
Contohnya termasuk calar kecil, sedikit variasi percetakan, masalah jahitan kecil dan tanda kosmetik di kawasan yang kurang kelihatan.
AQL 4.0 biasanya digunakan untuk kecacatan kecil.
Tahap-tahap ini merupakan titik rujukan biasa dan bukannya peraturan tetap. Produk premium, peranti perubatan, alat ganti automotif, produk kanak-kanak dan peralatan berkaitan keselamatan mungkin memerlukan piawaian kualiti yang lebih ketat.
Pembeli yang memerlukan setiap produk diperiksa boleh mengatur pemeriksaan 100% dan bukannya pemeriksaan rawak akhir yang standard.
Proses PSI yang jelas membantu pembeli, pembekal, syarikat pemeriksaan dan penghantar barang memahami tanggungjawab mereka.
Pembeli menentukan keperluan kualiti, butiran produk, ujian dan keadaan pembungkusan yang mesti diperiksa.
Skop pemeriksaan hendaklah khusus kepada pesanan dan bukannya hanya berdasarkan senarai semak generik.
Pembeli menghantar bahan rujukan yang diperlukan kepada syarikat pemeriksaan, termasuk pesanan pembelian, sampel yang diluluskan, spesifikasi produk, lukisan teknikal, fail pembungkusan dan kriteria pemeriksaan.
Penemuan pemeriksaan terdahulu juga harus diberikan apabila pembekal pernah mengalami masalah kualiti sebelum ini.
Syarikat pemeriksaan mengesahkan bahawa barang siap yang mencukupi tersedia untuk persampelan.
Apabila kilang belum siap, pemeriksa mungkin tidak dapat menyelesaikan pemeriksaan dengan betul, mengakibatkan kos tambahan dan lawatan kedua.
Pemeriksa memilih karton dan produk daripada bahagian penghantaran yang berbeza.
Pembekal tidak boleh menyediakan atau memilih sampel. Pemilihan rawak adalah perlu untuk memberikan gambaran yang lebih andal tentang pesanan lengkap.
Pemeriksa mematuhi prosedur piawai dan keperluan tersuai pembeli.
Kerja tersebut biasanya merangkumi:
Pengesahan kuantiti
Pengukuran produk
Pemeriksaan visual
Ujian fungsional
Pemeriksaan pembungkusan
Pengesahan label
Semakan dokumentasi
Klasifikasi kecacatan
Bukti bergambar
Selepas lawatan tapak selesai, syarikat pemeriksaan akan menyediakan laporan pemeriksaan terperinci.
Hasilnya mungkin ditunjukkan sebagai:
Pas
Gagal
Menunggu
Pas bersyarat
Pengelasan akhir bergantung pada dapatan pemeriksaan dan sistem pelaporan agensi.
Pembeli menyemak laporan tersebut dan memutuskan sama ada untuk melepaskan pembayaran akhir dan membenarkan penghantaran.
Keputusan lulus tidak boleh diterima tanpa membaca laporan penuh. Sesetengah kecacatan atau pemerhatian kecil mungkin berada dalam had kualiti yang boleh diterima tetapi masih memerlukan perhatian.
Laporan pemeriksaan terperinci harus memberikan bukti yang cukup untuk pembeli membuat keputusan penghantaran tanpa perlu melawat kilang.
Laporan pemeriksaan komprehensif biasanya merangkumi:
Maklumat kilang dan pembekal
Tarikh dan lokasi pemeriksaan
Penerangan produk
Kuantiti pesanan pembelian
Status pengeluaran dan pembungkusan
Saiz sampel
Skop pemeriksaan
Pengukuran produk
Keputusan ujian
Penemuan kuantiti
Kecacatan kritikal, utama dan kecil
Penemuan pembungkusan dan pelabelan
Gambar produk dan karton
Keputusan pemeriksaan akhir
Laporan tersebut harus membezakan dengan jelas isu kualiti yang disahkan daripada pemerhatian umum.
Ia juga harus menyatakan pemeriksaan mana yang tidak dapat diselesaikan. Contohnya, ujian beban mungkin diabaikan jika kilang tidak menyediakan peralatan yang sesuai.
Pembeli harus menyemak laporan PSI dengan segera supaya jadual penghantaran tidak terjejas oleh kelulusan yang tertangguh.
Pemeriksaan yang gagal tidak bermakna keseluruhan pesanan mesti ditolak secara automatik. Langkah seterusnya bergantung pada tahap keterukan dan tahap masalah.
Semak foto kecacatan, keputusan ujian, saiz sampel dan hasil AQL.
Tentukan sama ada kegagalan tersebut berkaitan dengan:
Kecacatan kritikal
Kecacatan utama
Kecacatan kecil yang berlebihan
Kuantiti yang salah
Masalah pembungkusan
Ralat pelabelan
dokumen hilang
Pembekal mungkin perlu:
Gantikan barang yang rosak
Isih kelompok pengeluaran penuh
Membaiki unit yang rosak
Label yang betul
Bungkus semula karton
Tambah aksesori yang hilang
Manual cetakan semula
Tingkatkan pembungkusan pelindung
Menghasilkan semula produk yang tidak boleh diterima
Kerja yang diperlukan dan tarikh siap hendaklah disahkan secara bertulis.
Bayaran akhir tidak boleh dikeluarkan selagi isu kualiti yang serius masih belum dapat diselesaikan.
Terma pembayaran hendaklah distrukturkan supaya kelulusan pemeriksaan diperlukan sebelum pelepasan kargo.
Gambar pembekal mungkin mengesahkan bahawa beberapa pembetulan telah dibuat, tetapi ia tidak selalunya membuktikan bahawa keseluruhan penghantaran telah diubah suai.
Pemeriksaan semula disyorkan apabila kegagalan asal melibatkan kecacatan yang meluas, kebimbangan keselamatan, masalah fungsi utama atau pesanan bernilai tinggi.
Perjanjian pembelian harus menjelaskan siapa yang membayar kos pemeriksaan tambahan apabila penghantaran gagal.
Kos pemeriksaan pra-penghantaran biasanya dikira setiap hari kerja. Satu hari kerja biasanya bermaksud seorang pemeriksa bekerja untuk satu hari perniagaan standard.
Perkhidmatan pemeriksaan asas mungkin bermula pada kira-kira $198 setiap hari bekerja, manakala sesetengah penyedia yang mantap mengenakan bayaran sekitar $268 setiap hari bekerja atau lebih.
Kos akhir bergantung kepada:
Lokasi kilang
Kategori produk
Bilangan model produk
Saiz sampel
Skop pemeriksaan
Menguji kerumitan
Bilangan pemeriksa
Keperluan perjalanan
Penjadualan segera
Keperluan pelaporan
Kilang-kilang terpencil dan produk kompleks mungkin memerlukan yuran perjalanan tambahan atau lebih daripada satu hari pemeriksa.
Pembeli biasanya membayar untuk pemeriksaan awal kerana syarikat pemeriksaan sedang berusaha bagi pihak mereka. Pembekal mungkin dikehendaki membayar untuk pemeriksaan semula apabila barang gagal memenuhi keperluan kualiti yang dipersetujui.
Harga bukanlah satu-satunya pertimbangan. Perkhidmatan pemeriksaan yang murah menawarkan sedikit nilai apabila pemeriksa kekurangan pengetahuan produk, terlepas pandang kecacatan penting atau memberikan laporan yang tidak lengkap.
Syarikat pemeriksaan pra-penghantaran yang boleh dipercayai haruslah bebas, responsif dan berpengalaman dengan kategori produk yang berkaitan.
Sebelum memilih perkhidmatan pemeriksaan, tanyakan:
Adakah syarikat itu meliputi lokasi kilang?
Adakah ia telah memeriksa produk yang serupa?
Bolehkah ia mengikuti senarai semak tersuai?
Adakah ia menggunakan piawaian antarabangsa yang diiktiraf?
Bolehkah ia menjalankan ujian di tapak yang diperlukan?
Adakah laporan terperinci itu merangkumi gambar yang jelas?
Seberapa cepatkah laporan itu akan dihantar?
Adakah kos perjalanan termasuk?
Bolehkah ia mengatur pemeriksaan segera atau pemeriksaan semula?
Bagaimanakah ia mencegah konflik kepentingan?
Syarikat pemeriksaan antarabangsa yang besar sering menyediakan liputan geografi yang luas dan prosedur piawai. Syarikat pemeriksaan yang berpangkalan di China mungkin menawarkan penjadualan yang lebih pantas, harga yang kompetitif dan liputan kilang tempatan yang lebih kukuh.
Bagi barangan import yang dikawal selia atau kompleks dari segi teknikal, sahkan bahawa pemeriksa memahami piawaian kualiti dan kawal selia yang berkaitan. Pemeriksa barangan pengguna am mungkin tidak sesuai untuk peralatan elektrik, produk perubatan, jentera perindustrian atau komponen automotif.
Sumber pengangkutan, kastam dan pengimportan yang berguna berkaitan dengan panduan penghantaran ini.
